Áåëàðóñü . Ôàêòû

Типовые вопросы и типовые ошибки при открытии представительств

1. Легко ли открыть представительство? 

Легко, необходимо выполнить лишь два условия: грамотно подготовить необходимые документы и произвести оплату государственной пошлины.

2. Грамотно — это как? 

Во-первых, внимательно прочесть документы, подготовленные для открытия представительства, до их легализации.

Достаточно часто в практике имеют место случаи некачественной подготовки документов. Например, в один день иностранная организация готовит доверенность на руководителя представительства и Положение о представительстве, в котором должна быть отражена компетенция руководителя представительства.

В идеале статья Положения и текст доверенности должны быть идентичны, если не по тексту, то, безусловно, по смыслу. Вместе с тем, порой в доверенности, например, предусмотрено право заключения контрактов от имени и по поручению организации, а в Положении — прямой запрет, либо в одном документе предусмотрено право распоряжения счетом представительства, а в другом — ссылка на необходимость строгого соблюдения сметы расходов, и т.д.

При подготовке заявления на открытие представительства необходимо отразить все требуемые сведения, а также не забыть подписать его у руководителя организации, либо уполномоченного лица.

Во-вторых, необходимо проверить комплектность документов, т.е. подготовить все документы, предусмотренные Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2013 №1189.

В-третьих, нужно помнить о требованиях, предъявляемых к документам в части их легализации и перевода. Хотелось бы порекомендовать желающим открыть представительство осуществлять перевод документов на территории Республики Беларусь, либо заверять их в дипломатических или консульских учреждениях Республики Беларусь за границей, что исключит необходимость повторного обращения в бюро переводов.

3. Что должно быть отражено в доверенности на руководителя представительства?

В доверенности на руководителя представительства нужно обязательно указать его должность. Наименование должности руководителя в доверенности должно совпадать с тем, которое указано в Положении о представительстве.

Поскольку доверенность на руководителя представительства совершается нерезидентом, то форма и срок ее действия определяются по праву страны, где доверенность выдана. Регулировать круг представляемых полномочий мы не вправе, вместе с тем, рекомендуем предусмотреть следующие функции:

·  совершение всех необходимых формальностей, включая подготовку, подписание, предоставление и получение любых документов в процессе открытия представительства организации в Республике Беларусь;

·   организация деятельности представительства организации и руководство его деятельностью;

·   представление организации в переговорах с государственными органами власти и другими уполномоченными организациями, а также с деловыми партнерами, а равно подписание необходимых документов, включая деловые контракты, от имени организации;

·   представление интересов организации в судах Республики Беларусь, со всеми и любыми правами, предоставленными законом истцу, ответчику, заявителю или другому участнику процесса;

·   подписание документов, включая финансовые, от имени представительства организации, открытие и закрытие текущих и других счетов в банках, распоряжение финансовыми ресурсами;

·   утверждение внутренних документов, наем и увольнение работников представительства организации, а также заключение с ними трудовых договоров;

·    осуществление всех других действий и формальностей, связанных с функциями руководителя (Главы либо Директора) представительства;

·    назначение и отмена любых назначений в порядке передоверия или делегирования полномочий в отношении всех названных вопросов;

·    осуществление необходимых действий и формальностей, связанных с закрытием представительства, в случае прекращения деятельности представительства.

Возможно, необходимо представление полномочий по внесению изменений в Положение о представительстве технического характера, например, связанных с изменением места его расположения и т.д.

4. Какие требования предъявляются к Положению о представительстве?

В Положении о представительстве в обязательном порядке указывается:

·   название представительства – название представительства состоит из организационно-правовой формы организации, оригинального названия организации, привязки к стране регистрации организации и ссылки на страну пребывания представительства, например, Представительство закрытого акционерного общества «Kupalinka GmbH» (Федеративная Республика Германия) в Республике Беларусь;

Примечание: при указании названия представительства на белорусском языке оригинальное название головной организации не переводится.

·   цель (цели) открытия представительства на территории Республики Беларусь — указывать необходимо конкретные цели, ради которых открывается представительство;

·   адрес — вопрос о месте расположения представительства должен быть проработан заранее, поскольку впоследствии необходима постановка на налоговый учет по месту расположения офиса. Изменение места расположения будет сопряжено с необходимостью внесения изменений в Положение о представительстве, перехода в другую налоговую инспекцию и т.д.;

·  организационная структура;

·   компетенция руководителя представительства;

·  порядок закрытия представительства — при этом не следует путать прекращение деятельности представительства и ликвидацию юридического лица.

Кроме этого следует отразить вопросы, связанные с трудоустройством граждан, открытием счетов, ведением бухгалтерского учета, выплатой заработной платы, отражением имущества представительства, его распоряжением.

Положение о представительстве должно быть утверждено уполномоченным лицом/органом организации, прошито и заверено печатью организации. Подпись на Положении лица, действующего на основании доверенности, удостоверяется нотариально.

Положение о представительстве представляется в одном экземпляре, который остается в МИД Беларуси.

 

 

 

беларуская версiя